প্রোফর্মা ইনভয়েস কী? সহজেই প্রোফর্মা ইনভয়েস তৈরির উপায়!
রপ্তানি বাণিজ্যের ক্ষেত্রে শুরুতেই ক্রেতা এবং বিক্রেতা দুজনকেই কিছু ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়ার মধ্যে দিয়ে যেতে হয়। আর এই ডকুমেন্টেশনগুলোর মধ্যে অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ একটি ধাপ হলো প্রোফর্মা ইনভয়েস। এই ইনভয়েসকে পণ্য রপ্তানির ক্ষেত্রে একরকম প্রাথমিক চুক্তি বলে মনে করা হয়। রপ্তানি বাণিজ্যের প্রাথমিক ভিত্তি হওয়ায় এর গুরুত্বও অনেক। চলুন, আজ প্রোফর্মা ইনভয়েস এবং এই সংলগ্ন সাধারণ কিছু তথ্য জনে নেওয়া যাক।
প্রোফর্মা ইনভয়েস বা পিআই কী?
রপ্তানি বাণিজ্যে ক্রেতা (আমদানিকারক) ও বিক্রেতার (রপ্তানিকারক) প্রাইমারি কন্ট্রাকচুয়াল ডকুমেন্ট হলো প্রোফর্মা ইনভয়েস। ক্রেতা এই ইনভয়েজের মাধ্যমে বিক্রেতাকে নির্দিষ্ট দামে এবং নির্দিষ্ট তারিখে পণ্য বুঝিয়ে দেওয়ার চুক্তি করেন। মূলত, একজন রপ্তানিকারক সেলস কন্ট্রাক্ট ইস্যু হওয়ার পর নিজ কোম্পানির লেটারহেডে স্বাক্ষর ও সিলসহ প্রোফর্মা ইনভয়েস তৈরি করেন এবং অন্যান্য কাগজপত্রের সাথে অ্যাডভাইজিং ব্যাংকে জমা দেন। অনেকসময় আমদানিকারকের চাহিদা অনুযায়ী সেলস কন্ট্রাক্ট ইস্যু হওয়ার আগেই প্রোফর্মা ইনভয়েস তৈরি করে ফেলেন রপ্তানিকারক।
তখন অ্যাডভাইজিং ব্যাংক এই ইনভয়েস আমদানিকারকের ব্যাংকে পাঠিয়ে দেন। আর আমদানিকারকের ব্যাংক প্রোফর্মা ইনভয়েজের তথ্যাদি ব্যবহার করে লেটার অব ক্রেডিট বা অ্যাডভান্স পেমেন্ট প্রদান করেন। টিটি এর ক্ষেত্রে এই প্রোফর্মা ইনভয়েস বায়াররের কাছে পাঠানো হয় । ইনভয়েস পেলেই বায়ার এর আন্ডার এ পেমেন্ট রিলিজের কাজ শুরু করেন।
সেলস কন্ট্রাক্ট এবং প্রোফর্মা ইনভয়েস মোটেই এক জিনিস নয়। এই দুইটি ডকুমেন্টেশনের মধ্যকার প্রধান ভিন্নতা হচ্ছে এই যে, সেলস কন্ট্রাক্টে চুক্তি সংক্রান্ত সমস্ত তথ্য বিস্তারিতভাবে লিখিত থাকে। অন্যদিকে প্রোফর্মা ইনভয়েজে চুক্তির সমস্ত তথ্য সংক্ষিপ্ত আকারে উল্লেখ করা হয়। এই দুটি ডকুমেন্টেশনের মধ্যকার আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য হলো, প্রোফর্মা ইনভয়েজে আমদানিকারকের ব্যাংকের তথ্য, এই যেমন- অ্যাকাউন্টের নাম, নম্বর ইত্যাদি বিস্তারিতভাবে উল্লেখ করা থাকে, যেটি সেলস কন্ট্রাক্টে থাকে না।
প্রোফর্মা ইনভয়েসে যা যা থাকে
পণ্যের বিবরণ, ওজন, মূল্য
চুক্তির শর্তসমূহ
পেমেন্টের পদ্ধতি
শিপমেন্টের তারিখ
রপ্তানিকারকের ব্যাংক ডিটেইলস
প্রোফর্মা ইনভয়েস এর গুরুত্ব
এটি আমদানিকারক ও রপ্তানিকারকের মধ্যে সেলস কমিটমেন্ট ডকুমেন্ট।
ব্যাংক দ্বারা এলসি ইস্যু করার জন্য এই ডকুমেন্ট লাগবেই।
পরবর্তীতে দরদামের ক্ষেত্রেও এই এক্সপোর্ট ডকুমেন্ট লাগে।
ইমপোর্ট লাইসেন্স সংক্রান্ত ডকুমেন্ট হিসেবেও কাজ করে।
কাস্টম ডিউটি ক্যালকুলেশনের ডকুমেন্ট হিসেবে এর গুরুত্ত আছে।
প্রোফর্মা ইনভয়েসে কোন কোন বিষয়াদি অন্তর্ভূক্ত থাকা প্রয়োজন?
সাধারণত রপ্তানিকারক দ্বারা তৈরি একটি প্রোফর্মা ইনভয়েজে ডকুমেন্ট টাইটেল হিসেবে পরিষ্কারভাবে ‘প্রোফর্মা ইনভয়েস’ লিখিত থাকে। এছাড়াও ইনভয়েজে-
১. রপ্তানিকারকের নাম, ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর এবং ই-মেইল আইডি
২. আমদানিকারকের নাম, ঠিকানা, টেলিফোন নম্বর এবং ই-মেইল আইডি
৩. প্রোফর্মা ইনভয়েজের ডিসট্রিক্ট রেফারেন্স নম্বর
৪. ইনভয়েস ইস্যু করার তারিখ
৫. কাস্টোমার পারচেজ অর্ডার নম্বর (যদি থাকে)
৬. পেমেন্টের শর্তাবলী (লেটার অব ক্রেডিট, ডকুমেন্টারি কালেকশন, প্রি-পেমেন্ট, টিটি, ওপেন অ্যাকাউন্ট ইত্যাদি)
৭. শিপমেন্টের সম্ভাব্য তারিখ
৮. একাধিক পণ্যের ক্ষেত্রে ক্রমানুসারে নম্বর (এক (১) থেকে শুরু হয়ে)
৯. শিপমেন্টকৃত পণ্যের পরিমাণ
১০. পণ্যের সম্পূর্ণ বিবরণ (হারমোনাইজড শিডিউল বা এইচএস কোডসহ, যদি থাকে)
কারেন্সির ধরণ (ইউএসডি, ইউরো, ইয়েন ইত্যাদি)
১১. ইউনিট মূল্য এবং পণ্যের মোট মূল্য
বিক্রেতার দ্বারা কোন বাড়তি সেবা প্রদান করা হলে সেই সেবার উল্লেখ এবং মূল্য
INCOTERMS 2000 (FOB, CIF, CFR, DDU etc.) ইত্যাদি ব্যবহারের মাধ্যমে তৈরিকৃত বিক্রির শর্তাদি
১২. রপ্তানিকারকের ব্যাংক ডিটেইলস, যেমন- রপ্তানিকারকের নাম, অ্যাকাউন্ট নম্বর, সুইফট কোড ইত্যাদি
১৩. প্রতি ইউনিটের ওজন, পরিমাণ, কেস, প্যালেট, বক্স ইত্যাদির সংখ্যা
১৪.পণ্য উৎপাদনের উৎসস্থল বা দেশ
১৫. মেয়াদসীমা
১৬. স্বাক্ষর এবং টাইটেল
ইত্যাদি তথ্যাদি অন্তর্ভূক্ত করা হয়।
আমদানিকারক, রপ্তানিকারক এবং পণ্যের ধরণের উপরে ভিত্তি করে প্রোফর্মা ইনভয়েজের তথ্যাদি কিছু ক্ষেত্রে ভিন্ন হতে পারে।
প্রোফর্মা ইনভয়েস তৈরি করবেন কীভাবে?
১। ওয়ার্ড বা এক্সেল ফাইলের মাধ্যমে
প্রোফর্মা ইনভয়েস তৈরির ক্ষেত্রে বহুল ব্যবহৃত এই পদ্ধতিতে একটি ইনভয়েস টেমপ্লেটকে ওয়ার্ড বা এক্সেলে অ্যাডজাস্ট করে সেটির ইনভয়েস নম্বর ও টাইটেল পরিবর্তন করা হয়। এছাড়াও রপ্তানিকারক চাইলে নিজের ইচ্ছেমতও সম্পূর্ণ নতুন ইনভয়েসও লিখে বানিয়ে নিতে পারেন। এরপর ফর্মাল প্রোফর্মা ইনভয়েস তৈরির জন্য ইনভয়েসটিকে সেভ করে এবং ই-মেইলে অ্যাসাইন করতে হবে। ইনভয়েস তৈরির এই পদ্ধতিটি বেশ কঠিন। এটি সময় বেশি নেয়। এছাড়া, এই পদ্ধতিতে ইনভয়েজে ভুল থাকার সম্ভাবনাও বেড়ে যায়।
২। ইনভয়েজিং সফটওয়্যার মাধ্যমে
অন্যদিকে, প্রোফর্মা ইনভয়েস তৈরির তুলনামূলক সহজ পদ্ধতিটি হচ্ছে ইনভয়েজিং সফটওয়্যার ব্যবহার। এক্ষেত্রে আপনি ডকুমেন্টরের মতো এক্সপোর্ট ডকুমেন্টেশন সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন। ইনভয়েজিং সফটওয়্যারে ইন-বিল্ট প্রোফর্মা ইনভয়েস প্রোটোটাইপ থাকে। এই পদ্ধতিতে মাত্র কয়েকটি ক্লিকেই আপনি ক্রেতার কাছে আপনার ইনভয়েস পাঠিয়ে দিতে পারবেন। এক্ষেত্রে ওয়ার্ড বা এক্সেলে তৈরি ইনভয়েসর চাইতে সময়ও লাগে অনেক কম।
প্রোফর্মা ইনভয়েস রপ্তানি বাণিজ্যের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। তবে সেজন্য এই ইনভয়েসকে হতে হয় পুরোপুরি নির্ভুল। যেটি প্রচলিত ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে নিশ্চিত করা শুধু যে ঝুঁকিপূর্ন তাই নয়, একইসাথে এর পেছনে রপ্তানিকারককে প্রচুর সময় এবং শ্রমও ব্যয় করতে হয়। অন্যদিকে, ইন্টারনেট ব্যবহারের মাধ্যমে প্রোফর্মা ইনভয়েস তৈরি করা অত্যন্ত সহজ। আর এতে নির্ভুল কাজও শতভাগ নিশ্চিত করা সম্ভব। তাই, এবার থেকে প্রোফর্মা ইনভয়েজের ক্ষেত্রে ইনভয়েজিং সফটওয়্যার ব্যবহার করুন এবং আপনার রপ্তানি বাণিজ্যের ডকুমেন্টেশনকে করে তুলুন আরো বেশি নির্ভুল।
ALI HOSSEN BIDYUT
কোন মন্তব্য নেই:
একটি মন্তব্য পোস্ট করুন