এক্সপোর্ট ডকুমেন্ট নিয়ে কিভাবে নেগোসিয়েশন করবেন?
শিপমেন্ট সংক্রান্ত বিষয়াদি নিয়ে কাজ করবার আগে মনে রাখতে হবে এক্সপোর্ট ডকুমেন্ট এক্ষেত্রে খুবই প্রয়োজনীয়। ডকুমেন্টে গোলমাল থাকলে রপ্তানিকারক পণ্য বিক্রয়ের অর্থ পেতে নানা ঝামেলার সম্মুখীন হবেন। কাজেই এক্সপোর্ট ডকুমেন্ট প্রস্তুতির খুঁটিনাঁটি বিষয়ে জ্ঞান রাখতে হবে। এই লেখায় এক্সপোর্ট শিপমেন্টের মৌলিক বিষয়াদি এবং এক্সপোর্ট ডকুমেন্টের নেগোসিয়েশন সম্পর্কে বিশদ আলোচনা হবে। আসুন, এ বিষয়ে জেনে নেওয়া যাকঃ
এক্সপোর্ট ডকুমেন্ট নেগোসিয়েশন কী?
রপ্তানিকারক বায়ারের দেশে পণ্য পাঠাবার সময় সমস্ত ডকুমেন্ট ঋণপত্রের (এলসি) সাথে সংযুক্ত করবে। বায়ার অনেক ক্ষেত্রে ক্রয়াদেশ বা পার্চেজ অর্ডার দেওয়ার পর নিজস্ব চাহিদা অনুযায়ী এসব ডকুমেন্টের তালিকা পাঠান। তালিকা অনুযায়ী প্রস্তুতির পর রপ্তানিকারক এসব ডকুমেন্ট ব্যাংকে জমা দেন। ব্যাংক সমস্ত ডকুমেন্ট পরীক্ষা করে। কাগজপত্র ঠিকঠাক থাকলে পরবর্তী প্রক্রিয়া যেমন অর্থ ধার দেওয়ার মত বিষয়াদি শুরু হয়। আগাম অর্থ ধার দেওয়া বা লেনদেনে বিক্রেতার পক্ষ থেকে ছাড় দেওয়া সংক্রান্ত এসব কার্যাবলিকেই বলে এক্সপোর্ট নেগোসিয়েশন।
নেগোসিয়েশন প্রক্রিয়া
কারখানা থেকে পণ্য আনবার পর আপনাকে শুল্ক বিভাগের এজেন্টদের নিয়োগ দিতে হবে। এরাই শুল্ক বিভাগের সমস্ত আনুষ্ঠানিকতা শেষ করে আপনাকে প্রয়োজনীয় শিপিং ডকুমেন্ট জোগাড় করে দেবে। শুল্ক বিভাগ থেকে রপ্তানির অনুমতিপত্র স্বরূপ শিপিং বিল জোগাড় করে এবারে আপনাকে পরিবহনে পণ্য তুলে দিতে হবে, সেটা হতে পারে জাহাজ, বিমান বা ট্রাকের মত পণ্যবাহী যেকোন পরিবহন। পরিবহন কর্তৃপক্ষ এবারে পণ্য গন্তব্যে বায়ারের কাছে পৌঁছে দেওয়ার দায়িত্ব পালন করে। পণ্য পরিবহন কর্তৃপক্ষের কাছে বুঝিয়ে দেওয়ার পর বিল অব লেডিং ইস্যু করা হয়।
এক্সপোর্ট ডকুমেন্ট নিয়ে নেগোসিয়েশন চলাকালীন আপনাকে ঋণপত্রে উল্লেখিত শর্ত অনুযায়ী সমস্ত ডকুমেন্ট গুছিয়ে ব্যাংকে জমা দিতে হবে। বায়ার ব্যাংকের মাধ্যমে ঋণপত্র (এলসি) খুলে নেগোসিয়েশন চালায়। ডকুমেন্ট জমা দেওয়ার পর রপ্তানিকারকের ব্যাংক এসব কাগজপত্র বায়ারের ব্যাংকে পাঠিয়ে দেবে। কাজেই বায়ারের ব্যাংক থেকে পাঠানো ঋণপত্র হাতে পাওয়ার সাথে সাথে ওর কপি প্রস্তুত করবেন, বারবার চোখ বোলাবেন। দরকারে গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলি চিহ্নিত করে রাখুন। বিল অব লেডিং (বিএল), কারখানার পরিদর্শন সার্টিফিকেট, সার্টিফিকেট অব অরিজিন, আইনী কাগজপত্র, এসজিএস, বিভিকিউআই ইন্সপেকশন, ফাইটো স্যানিটারি সার্টিফিকেট, রাসায়নিক পরীক্ষার সার্টিফিকেট, শিপড অন বোর্ড সার্টিফিকেট, ফ্রেইট সার্টিফিকেট প্রভৃতির প্রয়োজন হবে। আন্তর্জাতিক কর্তৃপক্ষ পণ্য পরিদর্শন করবে কিনা বা কনস্যুলেটের দ্বারা সত্যায়িত করা সংক্রান্ত শর্তাদিও ঋণপত্রে উল্লেখ করা থাকে। এক্সপোর্ট ডকুমেন্ট ঋণপত্রে (এলসি) উল্লেখিত চাহিদা অনুযায়ী আছে কি-না তা বারবার পরীক্ষা করুন। কোন ভুল বা অমিল থাকলে তা শুধরে নিতে কিছু সময় ব্যয় হয়। কাজেই ডকুমেন্ট খুব সতর্কতার সাথে যাচাই করে নিতে হবে। এরপর ব্যাংকে জমা দিলে আপনার ব্যাংক এগুলি ব্যাংক বায়ারের ব্যাংকের কাছে পাঠিয়ে দেবে।
বায়ারের ব্যাংক সমস্ত কাগজপত্র পরীক্ষা করে সন্তুষ্ট হলে বিক্রেতার অ্যাকাউন্টে অর্থ পাঠিয়ে দেওয়া হয়। এই প্রক্রিয়াটি সহজ না সমস্যাজনক হবে তা নিচের বিষয়গুলির ওপর নির্ভর করেঃ
রপ্তানিকারকের অভিজ্ঞতা
রপ্তানিকারকের অভিজ্ঞতার ওপর নির্ভর করে সমস্ত ডকুমেন্ট কতটা সুষ্ঠুভাবে প্রস্তুত করে জমা দেওয়া হবে।
বায়ারের সাথে সম্পর্ক
বায়ার অর্থাৎ আমদানিকারকের সাথে সম্পর্ক কেমন তার ওপরেও রপ্তানি নেগোসিয়েশন নির্ভর করে অনেকাংশে। বিশ্বাসযোগ্যতা বা পারস্পরিক সম্মানের ওপরেও এগুলি নির্ভরশীল।
ব্যাংকের সাথে সম্পর্ক
ব্যাংকের সাথে রপ্তানিকারকের সম্পর্ক ভাল হওয়া জরুরি। ডকুমেন্টে কোন ভুল থাকলে সেটা শোধরানোর জন্য এই ব্যাংকের কাছেই আপনাকে ধর্না দিতে হবে।
ফরোয়ার্ডিং এজেন্ট
অর্থাৎ পণ্য পরিবহনের দায়িত্বে নিয়োজিত পক্ষের ব্যাপারে সুনিশ্চিত হতে হবে।
ডকুমেন্ট জমা দেওয়াঃ
রপ্তানিকারক হিসেবে ব্যাংকে বেশকিছু এক্সপোর্ট ডকুমেন্ট জমা দিতে হবে। কি কি ডকুমেন্ট লাগবে তা একনজর দেখে নেওয়া যাকঃ
ব্যাংক থেকে পাওয়া অ্যাপ্লিকেশন ফর্ম। ফর্ম ঠিকভাবে পূরণ করতে হবে।
বিল অব এক্সচেঞ্জ (অ্যাকাউন্টের মালিকের স্বাক্ষরসমেত)
সঠিকভাবে স্বাক্ষরযুক্ত বাণিজ্যিক ইনভয়েস
আসল বিল অব লেডিং, ফরোয়ার্ডার্স সার্টিফিকেট অব রেসিপ্ট বা এইচডব্লিউবি (রপ্তানি ঋণপত্রের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ)
প্যাকিং লিস্ট
পরিদর্শন সার্টিফিকেট
বেনিফিসিয়ারি স্টেটমেন্ট
সার্টিফিকেট অব অরিজিন বা কোন চেম্বার থেকে ইস্যুকৃত সার্টিফিকেট।
ভিসা/ লাইসেন্স বা অনুমোদন/ জেনারেলাইজড সিস্টেম অব প্রিফারেন্স (জিএসপি)।
এমসিডি (স্বাক্ষরকৃত)
রপ্তানির অনুমতিপত্র বা ইএক্সপি (শুল্ক কর্তৃপক্ষ দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে)
ইন্স্যুরেন্স পলিসি
ঋণপত্রে উল্লেখিত অন্য যেকোন ডকুমেন্ট
ব্যাংকে উপর্যুক্ত ডকুমেন্ট জমা দেওয়ার পর ব্যাংক সেগুলিকে ঋণপত্রের সাথে মিলিয়ে দেখে। সব ঠিকঠাক হলে ব্যাংক রপ্তানিকারকের পক্ষে নেগোসিয়েশন শুরু করে। কাগজপত্রে কোন ভুল থেকে থাকলে ব্যাংকের সহায়তায় সেটা শুধরে নেওয়া সম্ভব।
রপ্তানি ও আমদানির সাথে দু’টি পৃথক পক্ষ ছাড়াও উভয়ের পক্ষে নেগোসিয়েশনের দায়িত্ব পালন করে ব্যাংক। কাজেই ব্যাংকের মাধ্যমে এই জটিল আইনী ও ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া চালাতে হলে এক্সপোর্ট ডকুমেন্টের ওপর বিশেষ নজর দিতে হবে। যেকোন অসঙ্গতি বা ভুল-ত্রুটি থাকলে তা বাণিজ্যিক কর্মকাণ্ডকে বিলম্বিত ও ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারে।
কোন মন্তব্য নেই:
একটি মন্তব্য পোস্ট করুন