মার্চেন্ডাইজারদের জন্য ইমেইল কমিউনিকেশন প্রসেস এবং টিপস | Email Communication Tips For Merchandiser

By Mazadul Hasan Shishir ৭/২৭/২১

Share Tweet Share Pin Email

*মার্চেন্ডাইজারের ডায়েরি* পর্ব: ১৬ (Email Communication Tips)

 আসসালামুয়ালাইকুম।  আশা করি কোভিডের এই ক্রান্তিকালেও আপনারা মহান আল্লাহ তায়ালার অশেষ রহমতে ভালো আছেন। অনেকদিন পর আপনাদের মাঝে নতুন একটি পর্ব নিয়ে আসলাম। যদিও পর্বটি শুধুমাত্র মার্চেন্ডাইজিং নয় বরংচ যেকোন সেক্টরের ইমেইল কমিউনিকেশনে কাজে লাগবে। বর্তমান তথ্য প্রযুক্তির এই সময়ে ইমেইল কমিউনিকেশন হচ্ছে যেকোন বিজনেসের হার্ট। হয়তোবা আমরা একেকজন একেকভাবে ইমেইল কমিউনিকেশন করছি। কিন্তু অল্প বিস্তর কিছু টিপস ফলো করে আমরা সেটাকে আরো ফ্রুটফুল করতে পারি।যদিও আমি নিজেও প্রতিনিয়ত শেখার চেষ্টা করছি তারইমাঝ থেকে আজকে কিছু টিপস আপনাদের সাথে শেয়ার করছি। চলুন শুরু করা যাক।

 

 ১) Email Subject : 

কথায় আছে আগে দর্শনধারী তারপর গুনবিচারী অর্থাৎ শুরুতে যেকোন কিছু দেখেই আমরা অনেকটা ধারনা করে নেই তারপর আমরা গুন বিচার করতে যাই। একটি সুন্দর নাম যেমন যেকোন বিজনেস প্রজেক্টের জন্য ইম্পরটেন্ট ঠিক একইভাবে একটি সুন্দর ইমেইলের সাবজেক্টও সমানভাবে ইম্পরটেন্ট। ইমেইলের সাবজেক্ট লেখার সময় আমাদের সাবজেক্ট এমনভাবে লেখা উচিত যাতে একজন মানুষ ইমেইলের বডি কন্টেন্ট না পড়েই বুঝতে পারে ইমেইলটি কি সংক্রান্ত। আমাদের ইমেইলে অনেক সময় টপ ম্যানেজমেন্টের লোক CC তে থাকে যাদের মেইলবক্সে ডেইলি কয়েকশ মেইল আসে যার সবগুলো তারপক্ষে পড়াও সম্ভব হয় না। আবার না চাইলেও অনেকসময় তাদের মেইলে CC তে রাখতে হয়।

আপনি যদি সঠিক মেইলের সাবজেক্ট সিলেক্ট করতে পারেন তাহলে দেখা যাবে তারা শুধু মেইলের সাবজেক্ট দেখেই বুঝতে পারবে যে কোন মেইলটি তার পড়া উচিত অথবা কোনটি উনি Disregard করতে পারেন।  আবার বায়ারকে মেইল পাঠানোর সময়ও আমাদের মেইলের কন্টেন্টের সাথে সংগতিপূর্ণ এমন সাবজেক্ট লেখা উচিত যাতে মেইলের সাবজেক্ট দেখেই তারা বুঝতে পারে মেইলটি কি সংক্রান্ত। এটা যে শুধুমাত্র অন্যের জন্য তা নয় বরংচ এটা নিজের জন্য আরো বেশি ইম্পরট্যান্ট।

 একটি উদাহরণ দিয়ে বুঝানোর চেষ্টা করছি। মার্চেন্ডাইজার হিসেবে বিভিন্ন মিলের কাছ থেকে বিভিন্ন প্রোগ্রামের জন্য আমাদের স্যাম্পল ইয়ার্ডেজ অথবা স্যাম্পল ফেব্রিক আনতে হয়। এখন আপনি যদি মেইলের সাবজেক্টে মিলের নাম, ফেব্রিকের কোড এবং যেই বায়ারের যেই প্রোগ্রামের জন্য আনছেন তা একইসাথে Include করতে পারেন তাহলে পরবর্তী যেকোন সময়ে আপনার জন্য সেটা ফলোআপ করাটা সহজ হবে। যেমন Sample Yardage Requirement for Levi's SP'22 Skinny Program (Square#ABCD)। এই সাবজেক্ট লাইন থেকে মেইল না পড়েও যে কেউ বুঝতে পারবে যে আমি Levi's বায়ারের SP'22 সিজনের Skinny Program এর জন্য Square ডেনিম মিলের ABCD আর্টিকেলের স্যাম্পল ইয়ার্ডেজ চাচ্ছি।

 

২) File Name : 

আমরা অনেকসময় মেইলে ফাইল এটাচ করি যেগুলোর কোন সংগতিপূর্ণ নাম থাকে না যা দিয়ে ফাইলটা ওপেন না করার আগ পর্যন্ত মোটেও বুঝা যায় না যে সেটি কি সংক্রান্ত। এটি পুরোপুরি অনুচিত একটা কাজ। এমনকি আমরা যদি কোন স্টাইলের স্যাম্পলের ছবি তুলেও মেইলে এটাচ করতে চাই তাহলে আমাদের উচিত আগে সেই ইমেজের নামটা চেঞ্জ করে তারপর এটাচ করা। যেমন আমি একটি ইমেজের নাম দিলাম Style#XYZ1234-Dark Wash Ad Sample Front Image। এতে করে যাকে পাঠাচ্ছি সে ইমেজ ওপেন না করেই বুঝতে পারবে যে আমি তাকে Style#XYZ1234 এর Dark Wash এর Advertising Sample এর Front Image এর ছবি পাঠাচ্ছি। তাছাড়া আপনি যদি যেকোন ফাইল একটি সঙ্গতিপূর্ণ নাম দিয়ে সেভ করে রাখেন তাহলে পরবর্তীতে আপনি নিজেও সেটা সহজে খুজে বের করতে পারবেন।

৩) Date Record Keeping : 

মার্চেন্ডাইজিং এ দেখা যায় আমাদের একই ফাইল অনেকসময় ডেইলি বেসিসে অথবা উইকলি বেসিসে আপডেট করা লাগে। এখন আপনি যদি যেকোন ফাইলের নামের শেষে তারিখটা এড করতে পারেন তাহলে দেখবেন যে সেটা আপনার রেকর্ড কিপিং এ খুব কাজে দিবে। আমার মতে এটা আসলে যেকোন ফাইল সেভ করে রাখার সময় করা উচিত। এতে করে আপনি কয়েকমাস পরেও বুঝতে পারবেন যে আপনি সর্বশেষ কবে এই ফাইলটা নিয়ে কাজ করেছেন। যেমন Costing of Style#XYZ1234-Dark Wash 17.7.21। আপনি এতে কয়েকমাস পরেও বুঝতে পারবেন আপনি এই স্টাইলটির কস্টিং নিয়ে সর্বশেষ জুলাইয়ের ১৭ তারিখ কাজ করেছিলেন। 

৪) MS Excel File : 

মার্চেন্ডাইজিং এ আপনি অন্য কিছু না জানলেও আপনাকে MS Excel এর কাজ জানা থাকা লাগবে। আমাদের দৈনন্দিন মার্চেন্ডাইজিং লাইফে আমাদের হরহামেশা Excel file নিয়ে কাজ করা লাগে এবং বায়ারকে বিভিন্ন ইনফরমেশন এক্সেল ফাইলে পাঠাতে হয়। অথচ অনেকের ক্ষেত্রে দেখা যায় এক্সেল ফাইল পাঠানোর সময় আমরা সেটিংস কিংবা ভিউ এডজাস্ট করে পাঠাই না। যারফলে আমরা যদি এক্সেল ফাইল ৫০%  জুম ভিউ করে সেভ করি তাহলে ফাইল ওপেনের সময় বায়ারকে আবার ১০০% এ এডজাস্ট করে ফাইলটি দেখা লাগবে। 

আবার অনেকে দেখা যায় হয়তো সর্বশেষ AZ কলামের ১০০ নং রোতে সর্বশেষ কাজ করেছে। এখন সে যদি ফাইলটি এইভাবে সেভ করে তাহলে দেখা যাবে অন্য যে কেউ ফাইলটি ওপেন করলে সর্বশেষ কাজ করা এরিয়াটা দেখতে পারবে অথচ আমাদের উচিত ছিলো এমনভাবে সেভ করা যাতে অন্য কেউ ফাইলটি ওপেন করলে AA কলামের ১ নং রোর ইনফরমেশন দেখতে পারে। এই ব্যাপারগুলো আমাদের খেয়াল রাখা উচিত।

৫) Picture Alignment : 

অনেকসময় দেখা যায় যে বায়ারকে একটি স্যাম্পলের ইমেজ পাঠাতে হবে যেখানে অনেকে বাকা ত্যাড়াভাবে দায়সারাভাবে ছবি তুলে পাঠিয়ে দিচ্ছে। একটা জিনিস মনে রাখা উচিত যে পাসপোর্ট সাইজ ছবি তুলতে গেলে আমরা যেমন চেষ্টা করি মাথা এবং বডি যাতে ক্যামেরার সাথে প্যারালাল স্ট্রেইট ওয়েতে তুলি ঠিক সেভাবে যত্ন নিয়ে যাতে আমরা ছবিগুলো তুলি। আমরা কিন্তু আমাদের নিজেদের ছবি বায়ারকে পাঠাই মা বরংচ আমাদের কাজের মাধ্যমেই কিন্তু বায়ার আমার সম্পর্কে ধারণা পায়। সুতরাং এদিকটায় আমাদের একটু যত্নবান হওয়া উচিত।

৬) Mail Language & Information : 

আমার সাবেক এক বস বলেছিলেন মেইল এমনভাবে লিখবেন যাতে করে ডোনাল্ড ট্রাম্পও বুঝতে পারে। কথাটা বলার উদ্দেশ্য এই যে, ডোনাল্ড ট্রাম্প যেমন ব্যবসায়ী থেকে পুরোদস্তুর রাজনীতিবিদ বনে গেছেন তাতে করে যেমন ধরে নেওয়া যায় যে তারমতো লোক রাজনীতির অনেক কিছুই বুঝবেন না ঠিক তেমনি যাকে মেইল পাঠানো হচ্ছে কিংবা মেইলের CC তে এমন কেউও থাকতে পারে যিনি মেইলটির ব্যাকগ্রাউন্ড নাও জানতে পারেন। 

তাই মেইলে ইনফরমেশন দেওয়ার সময় কার্পন্য করবেন না। তাই বলে মেইল যাতে রচনা না হয়ে যায় সেদিকেও লক্ষ্য রাখা লাগবে। চেষ্টা করা দরকার যাতে মেইলের বক্তব্য বুলেট পয়েন্ট আকারে অথবা প্রয়োজনীয় ছবি কিংবা এক্সেল ফাইল আকারে দিয়ে অল্প কথায় সর্বোচ্চটুকু ইনফরমেশন দেওয়া যায়।

পাশাপাশি এটা মনে করা অনুচিত যে, আমি আগের মেইলে একটা ইনফরমেশন দিয়েছি সেটা বায়ার আগের মেইল থেকে খুজে দেখুক। চেষ্টা করবেন আগে দেওয়া থাকলেও আপনার বর্তমান মেইলে যদি আবার একই ইনফরমেশন দরকার হয় তাহলে আগের মেইলটা এটাচমেন্ট আকারে সাথে দিয়ে দিতে। এতে পরে মেইলের রিসিভারকে কষ্ট করে আগের মেইল খুজে দেখতে হবে না।

এরকম আরো নানারকম টিপস রয়েছে যা আমি নিজেও চেষ্টা করি প্রতিনিয়ত অন্যের কাছ থেকে শিখতে। মহানগরের ওসি হারুনের মতো বলতে হয়- দুইটি জিনিসে কখনো কার্পন্য করবেন না। একটি হচ্ছে কারো কাছ থেকে কখনো শিখতে কার্পন্য করবেন না এবং কাউকে শিখাতে কখনো কার্পন্য করবেন না।

আসিফ বিন আসগর

মার্চেন্ডাইজার, হংকং বেজড মাল্টিন্যাশনাল ট্রেডিং অফিস

এক্স-টেক্সটাইল স্টুডেন্ট,

এক্স-টেক্সটাইল স্টুডেন্ট, মাওলানা ভাসানী বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি বিশ্ববিদ্যালয় 

কার্যনিবাহী পরিচালক, বুনন