একটি গার্মেন্টস এর ইন্টারনাল অডিট চেক লিস্ট গুলো কি কি?
কার্যকরী পরিষদঃ
একটি গার্মেন্টস এর ইন্টারনাল অডিট চেক লিস্ট অভ্যন্তরীন নীতিমালা বাস্তবায়নে একটি পর্ষদ গঠন করা হয়েছে যা এই নীতিমালাটি সঠিকভাবে বাস্তবায়িত হচ্ছে কিনা তা পর্যবেক্ষন করেঃ কার্যকরী প্রকৃয়া ও অনুমোদন ঃ উল্লেখিত নীতিমালা নিয়মতান্ত্রিকভাবে কার্যকরী রাখার ক্ষমতা উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষ কর্তৃক প্রদত্ত। উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষের অনুমোদনক্রমে উল্লেখিত পর্ষদ এই নীতিমালা প্রয়োগ ও চলমান রাখতে নীতিগতভাবে দায়বদ্ধ।
আভ্যন্তরিণ সোস্যাল কমপ্লাইন্স অডিট
নিন্মলিখিতভাবে পরিচালিত হয়ে থাকেঃ
কর্মক্ষেত্রের পরিবেশ, শৃংখলা, নিরাপত্তা, অধিকার, সুযোগ – সুবিধা প্রভৃতি বিষয়ের বাস্তব অবস্থা অনুধাবন করার জন্য সোস্যাল কমপ্লাইন্স আভ্যন্তরিণ অডিট সম্পন্ন করা হয়।
অডিট এর প্রাক্কালে ম্যানেজার এইচ,আর,এন্ড কমপ্লাইন্স একটি পূর্ণাঙ্গ অডিট কমিটি গঠন করেন।
প্রতি বছর অন্ততঃ ২ বার এই ইন্টারনাল অডিট চেক লিস্ট কার্যক্রম পরিচালনা করা হয়ে থাকে।
আভ্যন্তরিণ অডিটে প্রাপ্ত সমস্ত ফাইন্ডিংস এর রেকর্ড করা হয়। প্রয়োজনানুসারে কারেক্টিভ এ্যাকশন প্লান এর মাধ্যমে ফলো আপ অডিট সম্পন্ন করা হয়।
অডিটে প্রাপ্ত ফাইন্ডিংস সমূহ নিয়ে এইচ আর এন্ড কমপ্লাইন্স বিভাগ নিজেদের মধ্যে আলাপ আলোচনা করেন এবং ম্যানেজার, এইচ আর এন্ড কমপ্লাইন্স অডিটে প্রাপ্ত সমস্যাদি সমাধানের জন্য দায়িত্ব বন্টন করেণ।
ম্যানেজার, এইচ আর এন্ড কমপ্লাইন্স এর নেতৃত্বে আভ্যন্তরিণ অডিট সম্পন্ন হয়ে থাকে।
আভ্যন্তরিণ অডিট রিপোর্ট উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষকে অবগত করা হয়।
অডিটের প্রাপ্ত ফাইন্ডিংস এর ভিত্তিতে পরবর্তি সংশোধনী কার্যক্রম গ্রহন করা হয়।
আভ্যন্তরিণ কার্যক্রম ঘোষিত অথবা অঘোষিত দুইভাবেই সম্পন্ন করা হয়ে থাকে।
পারসোন্যাল সিকিউরিটি এবং রেকর্ড ডকুমেন্টেশান
সিকিউরিটি নীতিমালা আপডেট
সিকিউিরিটি ইন্টারন্যাল অডিট এবং আপডেট
সিকিউরিটি প্ল্যান এবং আপডেট
প্রত্যেক শ্রমিক/কর্মচারীর পার্সোনাল ফাইল
প্রত্যেক শ্রমিক/কর্মচারীর ফটোসহ আইডি কার্ড
প্রত্যেক শ্রমিক/কর্মচারীর বেক গ্রাউন্ড চেক ভ্যারিফিকেশান
নিয়োগপ্রাপ্ত শ্রমিক/কর্মচারীদের নিয়োগের পূর্বে ব্যাক গ্রাউন্ড চেক ভেরিফিকেশান
চলে যাওযা/অব্যাহতি পাওয়া শ্রমিক কর্মচারীদের আইডি কার্ড ও অন্যান্য ব্যবহার্য জিনিস হারানো এবং পূনরায় ইস্যু
আইডি ইস্যু রেজিষ্টার
ইন্টারনাল অডিটর
আইডি কার্ডের ফটোকপি পার্সোনাল ফাইলে সংরক্ষণ
শ্রমিক কর্মচারীদের ব্যাক গ্রাউন্ড ভেরিফিকেশান চেক প্রতি বঃসর ১ বার আপডেট
কণ্ট্রাক্টর কর্তৃক সরবরাহকৃত নিরাপত্তা রক্ষীদের ব্যাকগ্রাউন্ড চেক ভেরিফিকেশান
কণ্ট্রাক্টর কর্তৃক সরবরাহকৃত নিরাপত্তা রক্ষীদের ব্যাক গ্রাউন্ড চেক ভেরিফিকেশান আপডেট (বছরে ১ বার)
কণ্ট্রাকটার কর্তৃক সরবরাহকৃত নিরাপত্তা রক্ষীদের ফটোসহ আইডি কার্ড
সিকিউরিটি কণ্ট্রাক্টরদের জন্য নিরাপত্তা নীতিমালা
সিকিউরিটি কণ্ট্রাক্টর কর্তৃক সরবরাহকৃত নিরাপত্তা রক্ষীদের রোষ্টার ডিউটি
সিকিউরিটি দায়িত্ব ও কর্তব্য
আর্থিক সচ্ছলতা
নিরাপত্তা সংক্রান্ত অডিট
সিকিউরিটি সহিত চুক্তি
কন্ট্রাক্টর কর্তৃক সরবরাহকৃত লোডিং- আনলোডিং শ্রমিকের পার্সোনাল ফাইল
কণ্ট্রাক্টর কর্তৃক সরবরাহকৃত লোডিং-আনলোডিং শ্রমিকদের ফটোসহ আইডি কার্ড
লোডিং-আনলোডিং কণ্ট্রাক্টর এর জন্য নিরাপত্তা নীতিমালা
লোডিং-আনলোডিং কন্ট্রাক্টরদের সহিত চুক্তি
লোডিং-আনলোডিং কন্ট্রাক্টরদের নিরাপত্তা সংক্রান্ত অডিট
লোডিং-আনলোডিং কন্ট্রাক্টরদের আর্থিক স্বচ্ছলতা
ক্যারিয়ার প্রতিষ্ঠানের সহিত চুক্তি
ক্যারিয়ার প্রতিষ্ঠানের জন্য নিরাপত্তা নীতিমালা
ক্যারিয়ার প্রতিষ্ঠানের নিরাপত্তা সংক্রান্ত অডিট
ড্রাইভার ও হেলপারদের আইডি কার্ড/ ড্রাইভিং লাইসেন্স
ক্যারিয়ার প্রতিষ্ঠানের জন্য নিরাপত্তা নীতিমালা আপডেট
সিএন্ডএফ প্রতিষ্ঠানের সহিত চুক্তি
সিএন্ড এফ প্রতিষ্ঠানের জন্য নিরাপত্তা নীতিমালা
সিএন্ড এফ প্রতিষ্ঠানের জন্য নিরাপত্তা নীতিমালা আপডেট
সিএন্ড এফ প্রতিষ্ঠানের নিরাপত্তা সংক্রান্ত অডিট
সিএন্ড এফ প্রতিষ্ঠানের আর্থিক স্বচ্ছলতা
সিএন্ড এফ প্রতিষ্ঠানের ব্যক্তিদের আইডি কার্ড
মেইল পার্শ্বেল চেক এবং রেকর্ড
ইনসিডেন্ট (যদি হয়) রেকর্ড
আইডিন্টেফিকেশান
সকল শ্রমিক/কর্মচারীদের ফটোসহ আইডি কার্ড
সকল শ্রমিক/কর্মচারীদের সেকশন সনাক্তকরণ
প্যাকিং শ্রমিকদের সনাক্তকরণ আইডি ব্যাজ
ভিজিটর সনাক্তকরণ কার্ড
কণ্ট্রাকটর সনাক্তকরণ ভিজিটর কার্ড
সংরক্ষিত এলাকায় প্রবেশের ভিজিটর কার্ড
ভিজিটর গাড়ি সনাক্তকরণ ষ্টিকার
অফিসিয়াল গাড়ি সনাক্তকরণ ষ্টিকার
সংরক্ষিত এলাকা সনাক্তকরণ ষ্টিকার
সিকিউরিটি গার্ড সনাক্তকরণ বেজ
গ্র“পের সদস্যদের সনাক্তকরণ কার্ড
গ্র“পের অন্যান্য প্রতিষ্ঠান সনাক্তকরণ
অব্যাহতি প্রাপ্ত/চলে যাওয়া শ্রমিকের সনাক্তকরণ
ভিজিটর রেজিষ্টার
ভ্যাহিকেল রেজিষ্টার
সংরক্ষিত এলাকা সমূহের মনিটর রেজিষ্টার
শিপশেন্ট ইনফরমেশন কন্ট্রোল
* শিপমেন্ট এর প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট তৈরী
* রপ্তানীকৃত কার্টুন কম/বেশী হলে ডকুমেন্ট পরিবর্তন করা
* এক্সপোর্ট অফিসার
প্রবেশাধিকার
* আইডি কার্ড
* পাঞ্চ কার্ড
* ভিজিটর কর্তৃক নিজস্ব আইডি কার্ড
* কারখানা প্রতিষ্ঠান কর্তৃক ভিজিটর কার্ড
* বাহির হওয়ার সময় কার্ড ফেরত
* ভিজিটর এর স্বাক্ষর
* সংরক্ষিত এলাকা সমূহে ভিজিটর রেজিষ্টার
* ড্রাইভার কর্তৃক প্রতিষ্ঠানের আইডি কার্ড
* কোম্পানীর অন্যান্য ইউনিটের সদস্যদের ভিজিটর কার্ড
লোডিং ফর শিপমেন্ট
* কার্গো ভ্যান সেভেন ইন্সপেকশন চেক এর রেকর্ড
* ষ্টাইল ওয়াইজ/পিও ওয়াইজ কার্টুন লোড
* রপ্তানীকৃত কার্টুন ওজন/শিপিং মার্ক/নাম্বারিং
* গণনা করে লোড দেওয়া
* কার্গো ভ্যান ভেরিফিকেশান এর রেকর্ড
* বোল্ট সিল রেকর্ড
* বোল্ট সিল রিপ্লেসমেন্ট (যদি প্রয়োজন হয়)
* মালামালের ডেলিভারী চালান
* মালামালের ডেলিভারী চালান
* মালামাল পরিবহন রুট
* কাভার্ড ভ্যান/কন্টেইনার ব্যবহার
* রপ্তানীকৃত মালামাল শর্ট/ওভার
* বোল্ট সিল যৌথভাবে ষ্টোর ইনচার্জ সিকিউরিটি ইনচার্জ কর্তৃক পরিচালনা
লোডিং- পরিচালনা যৌথভাবে ষ্টোর ইনচার্জ ও সিকিউরিটি ইনচার্জ কর্তৃক পরিচালনা
* প্যাকিং থেকে রপ্তানীকৃত কার্টুন গুদামজাত করা
* প্যাকিং থেকে রপ্তানীকৃত কার্টুন গুদামজাতের রেকর্ড
* রপ্তানীকৃত কার্টুন ষ্টাইল ওয়াইজ/পিও ওয়াইজ ষ্টক
* লোডিং- আনলোডিং এরিয়া সাইটেড
* চলে যাওয়া শ্রমিক/কর্মচারীদের ব্যবহার্য জিনিস ফেরৎ
* তালা চাবি নিয়ন্ত্রণের জন্য দায়িত্বশীল ব্যক্তি
* কারখানা বন্ধের জন্য দায়িত্বশীল ব্যক্তি
* সিসিটিভি সিকিউরিটি ইনচার্জ কর্তৃক মনিটর
* সংরক্ষিত এলাকা সমূহ সিসিটিভি কার্যক্রম
* সিসিটিভির কার্যক্রমের ব্যাক আপ ৪৫ দিন
* কারখানার ইনসাইড/আউট সাইড সিসিটিভি
* মালামাল ট্রেকিং এর সময় নিরাপত্তা ও সিসিটিভি কার্যক্রম
* আইটি অফিসার
* আইটি রুমে প্রবেশের অনুমোদিত ব্যক্তির তালিকা
* আইটি ব্যাক আপ
* আইটি রুমে অনাহুত প্রবেশ রোধ করার ওয়ার্নিং সিস্টেম
* বাধ্যগত ভাবে এবং পর্যায়ক্রমে পাসওয়ার্ড পরিবর্তন
* পেকিং এরিয়া/লোডিং-আনলোডিং এরিয়া/রপ্তানীকৃত কার্টুন গুদামজাতকরণ ও প্রাইভেট ভ্যাহিকেল এরিয়া সংরক্ষিত
* প্রাইভেট/অফিসিয়াল পার্কিং এক্সিট গেট থেকে দূরে
* নিরাপত্তা সংক্রান্ত সাইন বোর্ড সিকিউরিটি পোষ্টে
* জরুরী নিরাপত্তা বাতিগুলি সংরক্ষিত
* ফ্লোর বন্ধের রেজিষ্টার সমূহ
* সংরক্ষিত এলাকাগুলোতে অনুনোমোদিত লোকের যাতায়াত
* বিপদ জনক মালামাল সনাক্তকরণ/চিহ্নিত করণ
* বিপদ জনক মালামাল সংরক্ষিত
* সিসিটিভি মেইনটেইনেস চেক এবং রেকর্ড
ভিজিটর কন্ট্রোল
* কোম্পানী কর্তৃক নিজস্ব আইডি কার্ড
* কারখানা প্রতিষ্ঠান কর্তৃক ভিজিটর কার্ড
* ভিজিটর এন্ট্রি রেজিষ্টার
* ভিজিটরের স্বাক্ষর
* ভিজিটর কার্ড নাম্বারিং সিস্টেম
* বাহির হওয়ার সময় ভিজিটর কার্ড ফেরত
* ভিজিটরদের নিরাপত্তা রক্ষী দ্বারা কন্ট্রোল (যদি প্রয়োজন হয়)
ফিজিক্যাল সিকিউরিটি
* অনিধিকার প্রবেশ রোধ করার জন্য এলার্ম সিস্টেম
* লোডিং- আনলোডিং এরিয়া পৃথক
* প্রাইভেট ভ্যাহিকেল এরিয়া
* অফিসিয়ল গাড়ি পৃথক
* কারখানার গঠন গত কার্যক্রম মেরামত
* কারখানার বন্ধের সময় স্থাপনা সমূহ চেক
* তালা চাবি নিয়ন্ত্রন
* কারখানা খোলার সময় স্থাপনা সমূহ চেক
* কারখানা বন্ধের সময় স্থাপনা সমূহ চেক
* জরুরী বাতি সমূহ
* সিকিউরিটি ডিপার্টমেন্ট
* শ্রমিক/কর্মচারীর ডিপার্টমেন্ট
* সিকিউরিটি ইনচার্জ
* ইন্টারনাল সিকিউরিটি অডিটর
* সংরক্ষিত এলাকায় নিরাপত্তারক্ষী
* সংরক্ষিত এলাকায় ভিজিটর মনিটর রেজিষ্টার
* নিরাপত্তা সংক্রান্ত পোষ্টার/বুলেটন নোটিশ বোর্ডে পোষ্টের্ড
* সংরক্ষিত এলকায় কাজে নিয়োজিত ব্যক্তির ছবি সহ তালিকা
* সকল জরুরী বাতির সার্বক্ষনিক বিদ্যুত সরবরাহের ব্যবস্থা
* সিকিউরিটির সঙ্গে সিকিউরিটির যোগাযোগ (ইন্টারন্যাল) ব্যবস্থা
* সিকিউরিটির সঙ্গে ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের যোগাযোগ ব্যবস্থা
* সিকিউরিটির সঙ্গে বাহিরের আইন প্রয়োগকারী ও অন্যান্য সংশ্লিষ্টদের
যোগাযোগের ব্যবস্থা
* পর্যাপ্ত পরিমাণে সিকিউরিটি
* নিরাপত্তা রক্ষীদের লজিষ্টিক সার্পোট
* মেটাল চেক
* অনুনোমোদিত ব্যক্তির প্রবেশ রোধ করার ব্যবস্থা
* নিরাপত্তা সংক্রান্ত তথ্য প্রদানকারীকে পুরুস্কার
এডুকেশন ট্রেনিং এন্ড এওয়্যারনেস
* নিয়মিত শ্রমিক/কর্মচারীদের ট্রেনিং এবং রেকর্ড
* নতুন নিয়োগ প্রাপ্ত শ্রমিক/কর্মচারীদের ট্রেনিং রেকর্ড
* নিরাপত্তা রক্ষীদের ট্রেনিং এবং রেকর্ড
* লোডিং আনলোডিং কাজে নিয়োজিত ব্যক্তিদের ট্রেনিং এবং রেকর্ড
* পেকিং শ্রমিক/কর্মচারীদের ট্রেনিং এবং রেকর্ড
* ষ্টোর এর কাজে নিয়োজিত ব্যক্তিদের ট্রেনিং রেকর্ড
* সকল ট্রেনিং আপডেট (বছরে ১ বার)
* আইটি ট্রেনিং এবং রেকর্ড
* বিভিন্ন সরবরাহকারীদের ট্রেনিং এবং রেকর্ড
নীতিমালা সম্পর্কে অবহিত করন/ যোগাযোগঃ
অডিট সম্পন্ন হবার পর প্রাপ্ত ফাইন্ডিংস নোটিশ বোর্ড, মিটিং, ট্রেনিং পি,এ সিষ্টেম ইত্যাদির মাধ্যমে কারখানার সকল কর্মকর্তা, কর্মচারী ও শ্রমিকদেরকে অবগত করা হয়।
ফিডব্যাক ও কন্ট্রোলঃ
কারখানায় কর্মরত শ্রমিকদের অধিকার, সুযোগ-সুবিধা ও নিরাপত্তা নিশ্চিত করনে কোম্পানীতে অভ্যন্তরীন অডিট পরিচালনা করা হয়। এই নীতিমালাটি সুষ্ঠু অডিট পরিচালনায় অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে থাকে।
এই পলিসি কারখানায় বাস্তবায়ন করার লক্ষ্যে কর্তৃপক্ষ সর্বদা সচেতন এবং সার্বিক ব্যবস্থা গ্রহন করে।
পরিশিষ্ঠঃ
ফ্যক্টরীর কর্ম পরিবেশ, নিরাপত্তা, শৃঙ্খলা প্রভৃতি বাস্তবস্থা জানবার জন্য আভ্যন্তরিন অডিট অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ন কর্মসূচী । এ নীতি বাস্তবায়নে কর্তৃপক্ষ বদ্ধ পরিকর।
Tags:
Compliance