PI বা Proforma Invoice | টেক্সটাইল পেমেন্ট সিস্টেম

PI বা Proforma Invoice

এক্সপোর্ট ইমপোর্টের যে কোন লেনদেনের ক্ষেত্রে প্রথমেই যেই টার্মটা সামনে চলে আসে তা হচ্ছে প্রফর্মা ইনভয়েস (Proforma Invoice) বা সংক্ষেপে পিআই(P. I.) । পি আইয়ের শুদ্ধ বাংলা আমার জানা নেই। খুব সম্ভবত বাংলায় বিক্রয়পত্র হতে পারে। ব্যাপারটা একটু খোলাসা করে বলি।

সাধারনত আমরা কোন কিছু কিনতে গেলে টাকা পরিশোধের আগে বিক্রেতা আমাদের চাহিদার বিপরীতে পন্যের দাম সম্বলিত যে Estimated Cost List দেয় সেটাই হচ্ছে PI ।ব্যাপারটা খুব ইনফর্মাল হয়ে গেলো। আসুন একটু ফর্মালি বুঝার চেষ্টা করি।

আপনি যখন কোন সাপ্লায়ারের কাছ থেকে ফেব্রিক বা কোন ট্রিমস পারচেজ করবেন তার আগে আপনাকে অবশ্যই আপনার অর্ডার কোয়ানটিটি অনুযায়ী তাকে একটি বুকিং শিট দিতে হবে। সেই বুকিং শিটে আপনি কি কিনবেন, কোন কালারের কিনবেন, কত কোয়ানটিটির কিনবেন এবং সেটা আপনার কবে লাগবে তা উল্লেখ করবেন। সাপ্লায়ার এটা পাওয়ার পর আপনার বুকিং শিটের বিপরীতে ঐ আইটেমের ইউনিট প্রাইস, টোটাল প্রাইস, পেমেন্ট টার্ম, শিপমেন্ট মেথড এবং আরো আনুষঙ্গিক নানা তথ্যসহ আপনার কোম্পানির নামে PI Issue করবে। আপনি PI হাতে পাওয়ার পর আপনার কোম্পানির টপ ম্যানেজমেন্টের অনুমোদন সাপেক্ষে কমার্শিয়াল ডিপার্টমেন্টে সাবমিট করলে তারা আপনার কোম্পানি যেই ব্যাংকের সাথে কাজ করে তাদের মাধ্যমে LC Arrange করে দিবে।আপনি সেই LC Copy সাপ্লায়ারকে দিলে তারা সে অনুযায়ী শিপমেন্ট করবে। LC বা Letter of Credit হচ্ছে একটা নিশ্চয়তাপত্র যার মাধ্যমে সাপ্লায়ার নিশ্চিত হতে পারে যে সে শিপমেন্ট করলে তার বিপরীতে সে তার প্রাপ্য টাকাটা পাবে। LC র ব্যাপারটা আপনার লিয়াজো ব্যাংকের সাথে সাপ্লায়ারের লিয়াজো ব্যাংকের আদানপ্রদানের মাধ্যমে হয়। অন্যএকদিন আমরা LC র ব্যাপারে আলোচনা করার চেষ্টা করবো। আজকে আসুন একটা PI তে কি কি গুরুত্বপূর্ন তথ্য থাকতে পারে তার সম্পর্কে একটা প্রাথমিক ধারণা নিয়ে নেই।

১) Seller’s Name:
যেই ফেব্রিক মিল বা যেই কোম্পানির কাছ থেকে আপনি ফেব্রিক কিনছেন তার নাম অবশ্যই থাকতে হবে। হতে পারে সেটা সরাসরি ফেব্রিক মিল অথবা কোন থার্ড পার্টি।

২) Buyer’s Name:
আপনার কোম্পানির নামও অত্যাবশ্যক। এক্ষেত্রে আপনার কোম্পানি যেই নামে রেজিস্টার্ড এবং ব্যাংকিং কার্যক্রম চালায় সেই নাম থাকতে হবে।

৩) PI No. : 
প্রতিটি কোম্পানির প্রতিটি নতুন অর্ডারের ক্ষেত্রে একটি নতুন এবং ইউনিক পি আই নাম্বার থাকে যেই নাম্বার দিয়ে আপনার বুকিং ট্র্যাক করা যাবে।

৪) PI Issuing Date:
প্রতিটি PI এর ক্ষেত্রে PI issuing date থাকাটাও জরুরী। কেননা PI কখনো অনির্দিষ্ট সময়ের জন্য issue করা হয় না।

৫) Item Description:
আপনি যেই Item  কিনছেন সেই Item এর Description অবশ্যই PI তে থাকতে হবে। এটা ভালো করে Check করে নিবেন। অনেক সময় বুকিং এ ভুল থাকলেও PI  check করার সময় তা ধরা পড়ে।

৬) Order Qty: 
আপনার বুকিং শিটের Quantity  অনুযায়ী Order  Qty issue করা হয়। PI পাওয়ার পর এটাও Check করে নিবেন।

৭) Unit Price:
আপনি যেই Item কিনছেন সেই Item এর Unit price previous negotiation অনুযায়ী ঠিক আছে কিনা সেটাও দেখে নিবেন।

৮) Total Price:
যদিও এটা ভুল হওয়ার কথা না তারপরও দেখে নিবেন।

৯) Shipment Mode:
Shipment কয়েকভাবে হতে পারে। যেমন  Sea, Air কিংবা By Road।

১০) Port of Loading:
Shipment port অনুযায়ী যেই port থেকে আপনার কাছে Goods delivery করা হবে তাকে  Port of Loading বলে।

১১) Port of Dispatching: 
Port of Loading  থেকে পাঠানোর পর আপনি যেই Port এ  Goods unload করা হবে তাকে Port of Dispatching  বলে।

১২) Payment Method: 
Seller আপনার কাছ থেকে Payment কিভাবে নিতে চায় তাও PI তে উল্লেখ থাকে। এক্ষেত্রে অধিকাংশ সময় L/C বা T/T Payment  র কথা উল্লেখ থাকে।

১৩) Shipment Term:
Shipment Term নানারকম হতে পারে। যেমন Ex-Factory, FOB (Free on Board), CNF(Cost & Frieght), CIF (Cost, Insurance & Freight) ইত্যাদি।

১৪) H.T. S. Code:
H. T. S. Code বা Harmonized Tariff System Code বিশ্বব্যাপী বিভিন্ন পন্যের Category অনুযায়ী একটি Coding System যেখানে সমগোত্রীয় বিভিন্ন পণ্যকে একই ধরণের Code দ্বারা Define করা হয়। এটি মূলত করা হয় পণ্যের ধরণ এবং শুল্ক আরোপের সুবিধার্থে।

১৫) Country of Origin:
আপনি যেই Item কিনছেন সেই Item কোন দেশে উৎপাদিত তাও PI তে Mention করা থাকে।

১৬) PI Validity: 
পণ্যের দাম উঠানামা করার জন্য প্রতিটি PI একটি নির্দিষ্ট সময় পর্যন্ত Valid থাকে। তাও PI তে Mention করা থাকে।

১৭) Shipment Date:
সাপ্লায়ার আপনার কাছ থেকে L/C বা T/T পাওয়ার পর কবে নাগাদ Shipment করতে পারবে তা তারা উল্লেখ করে দেয়।

১৮) Bank Details:
সাপ্লায়ারের কোম্পানি যেই ব্যাংকের সাথে তাদের লেনদেন করে থাকে বা যেই ব্যাংকের মাধ্যমে তারা Payment পেতে ইচ্ছুক তার নাম এবং  Details PI তে উল্লেখ করে দেয়।

এগুলো ছাড়াও বায়ারের নাম, স্টাইলের নাম, আইটেম কালারসহ আরো নানা তথ্য PI তে দেওয়া থাকে।

আসিফ বিন আসগর
মার্চেন্ডাইজিং ডিপার্টমেন্ট, হামীম গ্রুপ
এক্স টেক্সটাইল স্টুডেন্ট,

 মাওলানা ভাসানী বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি বিশ্ববিদ্যালয়